Электронная отчётность — это передача отчётных документов в контролирующие органы не на бумаге, а по телекоммуникационным каналам связи через интернет. Защиту информации при этом обеспечивает специализированный оператор связи.
В качестве спецоператора выступает организация, которая выполняет юридически значимый документооборот между налогоплательщиком и контролирующим органом.
Что может входить в аутсорсинг зарплатного проекта:
Электронная подпись. ЭП обеспечивает юридическую значимость документов, которыми обмениваются в интернете. С её помощью заверяются отчёты, передаваемые по ТКС. Приобрести электронную подпись можно в любом Удостоверяющем центре, который имеет аккредитацию Минкомсвязи. Впоследствии нужно следить за сроком действия сертификата ЭП и вовремя его продлевать.
Система электронного документооборота. Для обмена юридически значимыми документами нужна программа, которая установлена у отправителя и у адресата. В ней содержатся унифицированные формы документов, соответствующие действующим законам. Отправитель может проследить, на каком этапе отправки находится отчёт, принят он или отклонён.
Договор с оператором ЭДО. Отчёты не стоит оправлять по электронной почте — это небезопасно. Оператор обеспечивает шифрование данных, контролирует отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива отправленных и полученных документов.